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Ex-ante-Vermerk zur Erforderlichkeit

Arbeitsweg

• Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
• Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: nur die Fristen des konkreten Rechtsgebiets und der Akte verwenden; Widerspruch, Klage, Einspruch, Rechtsmittel, Verjährung, Verwirkung, Rüge-, Anzeige-, Anmelde- und Ausschlussfristen strikt trennen und nie aus einem anderen Fachgebiet übernehmen.
• Tragende Normen verifizieren: BRAO, BORA, FAO, BNotO, StBerG, WPO, PAO; StGB §§ 13, 22, 23, 25, 32, 35, 46, 47, 56, 57, StPO §§ 100a, 102, 105, 112, 136, 137, 140, 147, 152, 153a, 244, 257c, 261, 264, 265, 267, 304, 341, 344, 349; § 43e BRAO — Fundstellen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, openJur, BVerfG-/BGH-/EuGH-Datenbank live prüfen; keine Modellwissen-Zitate.
• Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Mandant, Gegner, zuständige Behörde oder Gericht, Sachverständige, ggf. EU-/internationale Stelle (siehe Skill-Detail).
• Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Verwaltungsakte, Vertragsurkunden, Schriftsätze, Bescheide, Protokolle, Sachverständigengutachten und externe Beweismittel des Fachgebiets — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.

Kern

Erforderlichkeit meint nicht: "Könnte man theoretisch ohne KI arbeiten?" Maßgeblich ist, ob der Zugang zu Berufsgeheimnissen für die konkret beauftragte Dienstleistung in der gewählten, vertretbar organisierten Kanzleiumgebung benötigt wird. Genau das muss vor dem Einsatz dokumentiert werden.

Vermerkstruktur

1. Tool und Zweck: Dokumentenanalyse, Recherche, Zusammenfassung, Übersetzung, Diktat, Fristenassistenz, Chatbot, RAG.
2. Datenklassen: Welche Aktenbestandteile sind nötig, welche bleiben draußen?
3. Alternativen: anonymisierte Nutzung, lokales Tool, manuelle Bearbeitung, anderes Enterprise-Angebot.
4. Datenminimierung: Redaction, Mandantentrennung, Rollenrechte, keine Vollakte ohne Zweck.
5. Vertragliche Grundlage: Textform, Verschwiegenheit, Belehrung, Subunternehmer, No-Training.
6. Drittstaat: Hosting, Support, Muttergesellschaft, Zugriffsmöglichkeiten, zusätzliche Schutzmaßnahmen.
7. Mandatsbezug: Kanzleiinfrastruktur oder Einzelmandat mit zusätzlicher Mandantenentscheidung?
8. Endkontrolle: Wer prüft Output, Quellen, Fristen und taktische Aussage?

Musterentscheidung

Nutze diese Logik, ohne Scheinsicherheit:

• "Freigegeben für anonymisierte und interne Kanzleidaten."
• "Freigegeben für Mandatsdaten der Klasse X nach Toolfreigabe und §-43e-Vertrag."
• "Nur nach Mandanteninformation/Einwilligung."
• "Nicht freigegeben, weil Training/Telemetrie/Subunternehmer/Drittstaat ungeklärt."