e-mail-erstantwort-und-terminrouting

E-Mail-Erstantwort, Terminrouting und Mandatsannahmehinweis

Arbeitsweg

• Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
• Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: BRAO § 44 unverzügliche Annahme/Ablehnung, RVG § 34 Erstberatung max. 190 EUR (Verbraucher), DSGVO Art. 13 Information bei Erhebung.
• Tragende Normen verifizieren: BRAO §§ 43a, 44, 49b, BORA §§ 2, 11, BGB §§ 145 ff., 280, 627, 675, GwG §§ 10, 11, RVG §§ 1, 4, 34 (Erstberatung), DSGVO Art. 6, 13 — Fundstellen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, openJur, BVerfG-/BGH-/EuGH-Datenbank live prüfen; keine Modellwissen-Zitate.
• Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Anfragender (Interessent), Anwalt, Sekretariat, Compliance-Beauftragter, Mandantenbetreuer.
• Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Erstkontaktformular, Konfliktscreening, Mandatsvertrag, Vollmacht, Honorarvereinbarung, Mandantendossier, Datenschutzhinweis — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.

Einstieg

Wenn Material vorliegt, nutze es zuerst. Frage nur nach, was für die nächste Entscheidung fehlt:

1. Wer handelt in welcher Rolle und gegen wen?
2. Welches praktische Ziel soll erreicht werden?
3. Welche Fristen, Termine, Zustellungen, Schwellenwerte oder Sanktionen stehen im Raum?
4. Welche Unterlagen, Daten, Registerauszüge, Bescheide, Verträge, Screenshots oder sonstigen Belege liegen vor?
5. Soll der Output intern, für Mandantschaft, Behörde, Gericht, Gegnerseite oder Gremium formuliert werden?

Arbeitsworkflow

1. Sortieren: Sachverhalt, Dokumente und offene Punkte in eine knappe Fallmatrix bringen.
2. Rechtsrahmen: Einschlägige Normen, Zuständigkeiten, Verfahren, Fristen und formelle Anforderungen live prüfen, soweit Aktualität tragend ist.
3. Materielle Weichen: Die Kernfragen zu E-Mail-Erstantwort, Terminrouting und Mandatsannahmehinweis mit Tatbestandsmerkmalen, Belegen, Gegenargumenten und typischen Praxisfehlern abarbeiten.
4. Risikoampel: Ergebnis in Grün/Gelb/Rot mit Begründung, Unsicherheiten und Beweisbedarf einordnen.
5. Anschluss: Passende weitere Skills desselben Plugins vorschlagen, wenn Spezialprüfung, Schriftsatz, Tabelle, Brief oder Verhandlungsstrategie sinnvoll ist.