ordneraufnahme-und-produktionsmatrix

Ordneraufnahme und Produktionsmatrix

1. Aktivierung

Nutze diesen Skill bei einem Ordner, ZIP-Inhalt oder Dateisatz, dessen Rollen noch nicht vollständig klar sind. Er ist die erste Station von versandmappe-endfertigen, kein allgemeines Aktenanalysewerkzeug.

2. Aufnahme ohne Vorinterview

1. Originalpfad, Dateiname, Erweiterung, Bytes, Änderungsdatum und Hash erfassen.
2. Verzeichnisse wie alt, entwurf, final, anlagen, versandt und intern als Fassungsindikatoren behandeln.
3. DOCX, ODT, RTF oder PDF mit Schriftsatzkopf, Anträgen und Signaturzeile als Hauptdokument-Kandidaten markieren.
4. Anlagenverweise im Hauptdokument mit Dateinamen abgleichen.
5. inhaltsgleiche Dateien anhand Hash gruppieren; keine Datei löschen.
6. passwortgeschützte Archive, verschlüsselte PDFs, eingebettete Objekte und proprietäre Container als Stop-Befund markieren.

3. Fassungsentscheidung

Bei mehreren Schriftsatzfassungen nicht nach jedem Dokument fragen. Lege eine Rangfolge vor:

1. ausdrücklich als final oder unterschriftsreif bezeichnete Fassung,
2. jüngste Fassung mit vollständigem Rubrum und Anträgen,
3. versandte oder signierte Fassung nur als Vergleich, niemals stillschweigend überschreiben.

Frage einmal: Soll [Dateiname, Stand] als Hauptdokument endgefertigt werden? Nur bei gleichwertigen Kandidaten ist diese Rückfrage zwingend.

4. Produktionsmatrix

Rolle	Quelle	Fassung	erkannte Kennung	Ziel	Konverter	Kontrolle	Befund
Hauptdokument	Pfad	Datum/Hash	keine	PDF	Office oder direkt	visuell	Status
Anlage	Pfad	Datum/Hash	B 3	PDF	Bild/Office/E-Mail	visuell	Status

5. Lückenlogik

• Im Schriftsatz genannt, aber keine Datei vorhanden: stop.
• Datei mit Anlagenkennung, aber nicht im Schriftsatz genannt: prüfen, nicht automatisch versenden.
• Nummernlücke: stop, bis Fortsetzung oder bewusste Lücke bestätigt ist.
• Dublette: eine Versandfassung vorschlagen, alle Quellen im internen Log behalten.
• Dateityp nicht unterstützt: Quellanwendung und erforderlichen Export nennen.

6. Übergabe

Liefere Produktionsmatrix, Konfliktliste und höchstens zwei gebündelte Rückfragen. Übergib anschließend ohne erneute Inventur an hauptdokument-pdf-endfertigen und anlagen-konvertieren-und-sichtpruefen.