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E-Rechnung: USt, Formatfehler, Übergang, Prozesse und Betriebsprüfung

Arbeitsweg

• Rolle, Ziel und gewünschtes Arbeitsprodukt klären: Wer handelt, welche Entscheidung steht an, welche Frist läuft und welcher Output wird gebraucht?
• Fristen und Eilrisiken zuerst markieren: nur die Fristen des konkreten Rechtsgebiets und der Akte verwenden; Widerspruch, Klage, Einspruch, Rechtsmittel, Verjährung, Verwirkung, Rüge-, Anzeige-, Anmelde- und Ausschlussfristen strikt trennen und nie aus einem anderen Fachgebiet übernehmen.
• Tragende Normen verifizieren: AO §§ 38, 42, 90, 93, 153, 162, 164, 169-171, 173, 233a, 370-378, UStG, EStG, KStG, GewStG, GrEStG, ErbStG, FGO — Fundstellen über gesetze-im-internet.de, dejure.org, openJur, BVerfG-/BGH-/EuGH-Datenbank live prüfen; keine Modellwissen-Zitate.
• Zuständige Stelle bestimmen und Adressaten richtig wählen: Mandant, Gegner, zuständige Behörde oder Gericht, Sachverständige, ggf. EU-/internationale Stelle (siehe Skill-Detail).
• Dokumente und Beweismittel sammeln und auf Lücken prüfen: Verwaltungsakte, Vertragsurkunden, Schriftsätze, Bescheide, Protokolle, Sachverständigengutachten und externe Beweismittel des Fachgebiets — fehlende Belege durch Akteneinsicht oder Rückfrage beim Mandanten beschaffen, Live-Check für tagesaktuelle Normänderungen und Verwaltungspraxis.

Rechtskern

§ 14 UStG, UStAE, BMF-Schreiben vom 15.10.2025 zur obligatorischen E-Rechnung: Formatfehler können dazu führen, dass keine E-Rechnung im strukturierten Format vorliegt; Validierung und Prozessdokumentation werden prüfungsrelevant.

Prüfschritte

1. B2B Inland? Ausländischer Unternehmer mit/ohne feste Niederlassung? Kleinbeträge/Sonderfälle?
2. Rechnungseingang: Empfangsbereitschaft, Validierung, Workflow, Freigabe, Archivierung.
3. Rechnungsausgang: Format, Anlage, Endrechnung/Teilentgelte, Storno, Gutschrift.
4. Vorsteuer: Pflichtangaben, Berichtigungsweg, Prüfspur.
5. GoBD: Unveränderbarkeit, Verfahrensdokumentation, Rollen, Kontrollen.