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1. Mandantenbrief zu Paragraf 102 StaRUG

1.1 Erst Unterlagen, dann Fragen

Lies Auftrag, Abschlussunterlagen, Bilanzierungsannahmen, Saldenlisten, offene Posten, Kontennachweise, Vollstreckungsunterlagen, frühere Hinweise und Korrespondenz vollständig. Stelle höchstens zwei Rückfragen, wenn eine fehlende Angabe den nächsten Entwurf tatsächlich verhindert.

Erstelle sofort:

1. ein versandfertiges Hinweisschreiben,
2. einen internen Tatbestands- und Versandvermerk,
3. eine Liste noch fehlender Prüfunterlagen,
4. eine Wiedervorlage nach der konkreten Gefahrenlage.

1.2 Eingangstor

Vor jedem Schreiben sind fünf Fragen zu beantworten:

1. Gehört die Erstellung eines Jahresabschlusses zum Auftrag?
2. Handelt ein in Paragraf 102 StaRUG genannter Berufsträger?
3. Welche offenkundigen Anhaltspunkte sprechen für einen möglichen Insolvenzgrund nach den Paragrafen 17 bis 19 InsO?
4. Welche Umstände sprechen dafür oder dagegen, dass der Mandant die mögliche Insolvenzreife bereits erkannt hat?
5. Welche Organpflichten und Sofortprüfungen müssen konkret angesprochen werden?

Fehlt der Jahresabschlussauftrag, darf das Schreiben nicht als gesetzlicher Hinweis nach Paragraf 102 StaRUG bezeichnet werden. Prüfe dann gesondert, ob Vertrag, Berufsrecht oder die konkrete Gefahrenlage eine Warnung verlangen.

1.3 Eskalation nach Risiko, nicht nach Schablone

Lage	Arbeitsweise	Wiedervorlage
einzelne offene Indizien, kein Hinweis auf aktuelle Insolvenzreife	konkreter Hinweis, fehlende Daten anfordern, zuständige Person benennen	nach realistischer Beschaffungsdauer
mehrere offenkundige Indizien oder widersprüchliche Fortführungsannahmen	Hinweis mit Zahlen- und Belegmatrix, sofortige fachkundige Prüfung verlangen	kurzfristig und aktiv überwachen
mögliche bereits eingetretene Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung	sofortiger Hinweis, persönliche Kontaktaufnahme, Prüfung nach Paragrafen 17 und 19 InsO priorisieren	noch am selben Arbeitstag nachhalten
Mandant reagiert nicht oder verweigert Prüfung	Warnung dokumentiert wiederholen, Fortführung und Grenzen des Mandats berufsrechtlich prüfen	nach konkreter Gefahrenlage, nicht nach starrer Frist

Paragraf 102 StaRUG enthält weder eine feste Sieben-Tage- noch eine Vierzehn-Tage-Frist. Auch eine Mandatsniederlegung folgt nicht automatisch aus dem Gesetz. Sie ist anhand des Mandats, des Berufsrechts, drohender Nachteile und einer geordneten Übergabe gesondert zu prüfen.

1.4 Versandfertiger Ersthinweis

[Kanzlei oder Praxis]
[Anschrift, Telefon, E-Mail]

[Ort], [Datum]

Persönlich und vertraulich
[Mandant]
zu Händen [Geschäftsleitung]
[Anschrift]

Unser Zeichen: [Zeichen]
Jahresabschluss zum [Stichtag]
Hinweis auf einen möglichen Insolvenzgrund und Organpflichten

Sehr geehrte Damen und Herren,

wir erstellen aufgrund Ihres Auftrags vom [Datum] den Jahresabschluss
zum [Stichtag]. Bei der Bearbeitung sind folgende Anhaltspunkte
offenkundig geworden:

1. [Tatsache mit Betrag, Fälligkeit und Fundstelle]
2. [Tatsache mit Betrag, Fälligkeit und Fundstelle]
3. [gegebenenfalls abweichende Angabe oder offene Unterlage]

Diese Tatsachen können auf [Zahlungsunfähigkeit, drohende
Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung] nach Paragraf [17, 18 oder 19]
InsO hindeuten. Eine abschließende Prüfung der Insolvenzreife ist mit
diesem Hinweis nicht verbunden.

Die Geschäftsleitung muss die mögliche Insolvenzreife und die daran
anknüpfenden Pflichten unverzüglich fachkundig prüfen. Bei
Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung ist ein Insolvenzantrag nach
Paragraf 15a InsO ohne schuldhaftes Zögern zu stellen. Die dort genannten
Höchstzeiträume von drei beziehungsweise sechs Wochen dürfen nur für
ernsthafte, aussichtsreiche Prüfungs- und Sanierungsbemühungen genutzt
werden und sind keine Wartefristen. Zahlungen sind gegebenenfalls an
Paragraf 15b InsO zu messen.

Für die Prüfung benötigen Sie insbesondere [Unterlagen]. Bitte teilen
Sie uns bis [sachgerecht bestimmter Zeitpunkt] den verantwortlichen
Ansprechpartner mit und bestätigen Sie den Erhalt dieses Schreibens.

Mit freundlichen Grüßen

[Name und Berufsbezeichnung]

Anlagen:
1. [Unterlage]
2. [Unterlage]

1.5 Wiederholung bei ausbleibender Reaktion

[Briefkopf]
[Ort], [Datum]

Persönlich und vertraulich
[Mandant und Geschäftsleitung]

Unser Zeichen: [Zeichen]
Bezug: Unser Hinweis vom [Datum]

Sehr geehrte Damen und Herren,

mit Schreiben vom [Datum], zugegangen am [Datum und Nachweis], haben wir
Sie aufgrund der Jahresabschlusserstellung auf konkrete Anhaltspunkte
für einen möglichen Insolvenzgrund hingewiesen. Eine belastbare
Rückmeldung oder die angeforderten Unterlagen liegen bislang nicht vor.

Seitdem sind folgende neue Tatsachen hinzugekommen:
[nur neue Tatsachen mit Fundstelle aufführen]

Die Geschäftsleitung muss die mögliche Insolvenzreife unverzüglich
prüfen. Bitte veranlassen Sie wegen der aktuellen Gefahrenlage bis
[konkret begründeter Zeitpunkt] [genaue Handlung oder Unterlage]. Dieses
Datum ist eine organisatorische Wiedervorlage und keine gesetzliche
Antragsfrist.

Mit freundlichen Grüßen

[Name und Berufsbezeichnung]

1.6 Aktenvermerk

Aktenvermerk

Mandant: [Name]
Jahresabschluss: [Stichtag]
Bearbeiter: [Name]
Datum und Uhrzeit: [Angabe]

1. Auftrag zur Jahresabschlusserstellung:
[Beleg und Umfang]

2. Offenkundige Anhaltspunkte:
[Tatsache, Betrag, Fälligkeit, Fundstelle und Erkenntnisdatum]

3. Kenntnislage des Mandanten:
[bekannte Hinweise, Erklärungen und Gegenindizien]

4. Abgesandter Hinweis:
[Datum, Adressat, Anlagen und genauer Übermittlungsweg]

5. Zugang:
[Nachweis]

6. Reaktion und nächste Handlung:
[Wiedervorlage mit Begründung]

1.7 Rechtsprechungsanker und Reichweite

1. BGH, Urteil vom 26. Januar 2017, IX ZR 285/14: Hinweis bei offenkundigen Anhaltspunkten im Jahresabschlussmandat; ohne gesonderten Auftrag keine umfassende Suche nach Insolvenzgründen und keine eigene Fortführungsprognose.
2. BGH, Urteil vom 29. Juni 2023, IX ZR 56/22: Ein Geschäftsleiter kann bei hinreichender Leistungsnähe in den Schutzbereich des Mandatsvertrags einbezogen sein; dies gilt nicht automatisch und kann auch einen faktischen Geschäftsleiter betreffen.

Primärquellen:

• Paragraf 102 StaRUG
• BGH IX ZR 285/14
• BGH IX ZR 56/22

1.8 Schlusskontrolle

1. Jahresabschlussauftrag und Berufsträger belegt?
2. Offenkundige Anhaltspunkte mit Zahlen und Fundstellen beschrieben?
3. Kenntnis des Mandanten als eigene Voraussetzung geprüft?
4. Möglicher Insolvenzgrund und endgültige Insolvenzdiagnose getrennt?
5. Paragraf 1 StaRUG und Paragraf 102 StaRUG verschiedenen Pflichtenträgern zugeordnet?
6. Keine starre gesetzliche Antwortfrist erfunden?
7. Höchstfristen des Paragrafen 15a InsO nicht als Wartezeit dargestellt?
8. Zugang, Anlagen und Wiedervorlage beweisbar dokumentiert?